Protokoły

Zgodnie z dyspozycją zawartą w art. 104 ustawy prawo o notariacie, notariusz spisuje protokoły walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek i innych osób prawnych w przypadkach prawem przewidzianych; ponadto spisuje także protokoły, w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne (dotyczyć to może stawiennictwa lub niestawiennictwa stron przy czynności prawnej, złożonych oświadczeń, a także czynności faktycznych). Obowiązek spisania protokołu w formie aktu notarialnego może wynikać z: ustawy, umowy, statutu lub regulaminu, albo innego aktu o charakterze wewnętrznym osoby prawnej.

Do najczęściej protokołowanych należą: zgromadzenia wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i walne zgromadzenia spółek akcyjnych, walne zgromadzenia spółdzielni lub zebrania wspólnot mieszkaniowych, ponadto protokołem objęte być mogą również:

– protokoły stawiennictwa i niestawiennictwa stron czynności – dokonywany na żądanie ze strony Umowy w sytuacji uchylenia się drugiej Strony od dokonania czynności, do której była zobowiązana, dowodem potwierdzającym ww. okoliczność może być np. potwierdzenie wezwanie strony do dokonania czynności, zaś protokół stawiennictwa stron czynności może być spisany w sytuacji, gdy Strony nie mogą dojść do porozumienia co do treści planowanej czynności,

– protokół z przebiegu czynności / zdarzenia – spisywany w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne. Notariusz, jak zostało wspomniane, ma w gruncie rzeczy możliwość zaprotokołowania na żądanie osoby zainteresowanej każdej czynności i zdarzenia, które mogą w szczególności dla niego wywołać skutki prawne. Notariusz protokołować może między innymi przebieg: licytacji, przetargu, losowania, konkursu itp.,

– protokół potwierdzający istnienie rzeczy–  dotyczący ustalenia, że oznaczona rzecz znajduje się w określonym miejscu, czasie i stanie. Protokół taki dotyczyć może zarówno nieruchomości, ruchomości, jak też w szczególności przedmiotów niematerialnych,

spisywanymi w formie protokołu są

– protokoły potwierdzające znajdowanie się danej treści w Internecie; mogą to być np. korespondencja mailowa, wpisy w mass mediach, opinie i oceny otrzymane na wizytówce internetowej; protokoły mogą być spisywane w celu ustalenia treści znajdujących się na przenośnych urządzeniach elektronicznych – np. SMS, MMS i inne. Protokoły mogą dokumentować ponadto istnienie innej zawartości urządzeń, takiej jak zdjęcia, dźwięki czy rejestr połączeń.

Opłaty związane ze spisywaniem protokołów, wynikają wprost z Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca roku 2004 w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej.